Nikt nie sądził, że KSeF dla przedsiębiorców stanie się ich największym wrogiem. Krajowy System e-Faktur, uruchomiony 1 lutego przez Ministerstwo Finansów, niemal natychmiast zaczął sprawiać kłopoty. Już następnego dnia Ministerstwo Cyfryzacji wydało oficjalny komunikat o utrudnieniach dotyczących Profilu Zaufanego. Ale to tylko część kłopotów, bo właśnie pojawiły się kolejne.
Wielki start KSeF i natychmiastowy chaos. Księgowi nie mogą uwierzyć w to, co się stało
Przyczyna okazała się prozaiczna, choć dla wielu frustrująca. Gigantyczna liczba osób próbujących jednocześnie zalogować się do nowego systemu przeciążyła infrastrukturę uwierzytelniania. Resort cyfryzacji zaapelował, by osoby załatwiające sprawy urzędowe niezwiązane z e-fakturami wybierały inne metody identyfikacji.
Tymczasem liczby robią wrażenie. Do poniedziałkowego południa KSeF przyjął około 720 tysięcy faktur, a prawie 1,9 miliona użytkowników zdążyło się uwierzytelnić. Wiceminister finansów Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, zapewniał, że system funkcjonuje stabilnie. Minister Andrzej Domański wyrażał zadowolenie na platformie X, dziękując księgowym, przedsiębiorcom i integratorom zaangażowanym we wdrożenie.
Zniknął jeden przepis i zaczął się prawdziwy kłopot
Za fasadą optymistycznych komunikatów kryje się jednak znacznie poważniejszy problem, który zaskoczył nawet doświadczonych księgowych. Wraz ze startem KSeF z ustawy o VAT usunięto artykuł 106k, który przez lata pozwalał nabywcom samodzielnie poprawiać drobne pomyłki na fakturach za pomocą not korygujących.
Literówka w nazwie firmy, przekręcony adres, pominięta cyfra w numerze NIP — tego typu błędy dotychczas można było skorygować szybko i bezproblemowo. Nabywca wystawiał notę, przesyłał ją sprzedawcy, ten akceptował choćby mailem i temat był zamknięty. Teraz ta droga przestała istnieć. Ministerstwo
Jak czytamy w „Rzeczpospolitej”, resort finansów jednoznacznie potwierdził, że od 1 lutego noty korygujące nie funkcjonują ani wewnątrz KSeF, ani poza nim. Każdy błąd, nawet najdrobniejszy, wymaga wystawienia pełnej faktury korygującej przez sprzedawcę. Co więcej, faktura przyjęta do systemu staje się dokumentem prawnym, którego nie można edytować.
Pomylony nabywca na fakturze oznacza konieczność wyzerowania dokumentu i wystawienia zupełnie nowej faktury z poprawnymi danymi. System nie weryfikuje nawet błędów rachunkowych, więc przyjmie dokument z nieprawidłowymi kwotami — ale odpowiedzialność za korektę i tak spada na wystawcę.
Ekspertka Stowarzyszenia Księgowych Sylwia Rzepka zwróciła uwagę, że dotychczasowa praktyka, popularna zwłaszcza w rozliczeniach samorządowych, polegała na uzupełnianiu opisów zdarzeń notami korygującymi. Teraz każda taka zmiana wymaga kontaktu ze sprzedawcą i prośby o korektę, co wydłuża cały proces.
Programy księgowe nie nadążają za zmianami
Sytuację dodatkowo komplikuje fakt, że znaczna część oprogramowania księgowego nie została przygotowana na nową rzeczywistość. Cezary Szymaś, współwłaściciel biura rachunkowego ASCS-Consulting, potwierdził, że wiele systemów informatycznych pozwala generować faktury korygujące wyłącznie w zakresie zmian kwotowych.
Poprawienie nazwy kontrahenta czy opisu usługi za pomocą korekty jest w tych programach po prostu niemożliwe, a firmy muszą pilnie modyfikować swoje narzędzia. Do czasu aktualizacji jedynym wyjściem pozostaje ręczne sporządzanie dokumentów poza systemem księgowym. Pocieszeniem może być to, że rok 2026 traktowany jest jako okres przejściowy i za błędy związane z KSeF nie grożą na razie żadne kary.
Obowiązek korzystania z systemu dotyczy obecnie wyłącznie największych przedsiębiorstw, których obroty przekroczyły 200 milionów złotych w 2024 roku. Kolejna grupa firm dołączy od 1 kwietnia 2026, a najmniejsze podmioty dopiero od stycznia 2027 roku. Część zobowiązanych podatników i tak korzysta z wyjątków, wystawiając np. faktury z kas fiskalnych, a niektórzy po prostu nie zdążyli z przygotowaniami i nadal stosują tradycyjne dokumenty.
Nie milkną też głosy zaniepokojonych przedsiębiorców. Raport ekspertów IMM ze stycznia wskazał, że internauci najczęściej wyrażają obawy związane z ryzykiem wycieku danych handlowych, pełną transparentnością transakcji dla urzędników oraz możliwością wykorzystania zgromadzonych informacji do celów pozapodatkowych. Strach przed utratą tajemnicy handlowej, gdzie szczegóły dotyczące kontrahentów, cen i marż trafiają do jednego centralnego repozytorium, pozostaje jednym z najsilniejszych argumentów krytyków.
Warto zaznaczyć, że zdaniem ekspertów drobne pomyłki formalne nie powinny pozbawiać nabywców prawa do odliczenia VAT, o ile dokument odzwierciedla rzeczywistą transakcję. Sylwia Rzepka podkreśliła, że błędy w danych stron nie mogą być podstawą do odmowy rozliczenia, choć praktyka urzędów bywa różna.
Cezary Szymaś cytowany przez „Rzeczpospolitą” przypomniał przypadki kwestionowania rozliczeń z powodu absurdalnych pomyłek, jak dodatkowa cyfra w dacie, ale zaznaczył, że ostatnio skarbówka podchodzi łagodniej. Ważna informacja dotyczy też faktur sprzed uruchomienia KSeF — one również nie mogą być już korygowane notami. Przepis przejściowy chroni jedynie noty wystawione przez nabywcę przed 1 lutego.
