Zastanawiasz się, jak założyć podpis elektroniczny i zacząć z niego korzystać? E-podpisy to obecnie bardzo wygodne i łatwo dostępne rozwiązanie, a w ograniczonym zakresie możesz ich używać nawet za darmo. Sprawdź, jak złożyć podpis elektroniczny, i jak zrobić to tak, żeby na pewno był ważny.
Jak zrobić, by podpis elektroniczny był prawnie wiążący? Podpisy zwykłe i kwalifikowane
Wielu osobom e-podpis kojarzy się głównie z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki zaawansowany jest oparty o kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego e-podpis i składa się go za pomocą specjalnych urządzeń. Certyfikat ten możesz uzyskać jedynie od tak zwanych kwalifikowanych dostawców usług zaufania.
Podpis kwalifikowany jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Możesz więc wykorzystać go również w przypadku dokumentów, które zgodnie z prawem muszą mieć formę pisemną pod rygorem nieważności (np. umowy o pracę, leasingowe czy obejmujące przeniesienie praw autorskich).
Dla około 90% umów, które występują w obrocie gospodarczym, prawo dopuszcza jednak obecnie zwykły podpis elektroniczny. Żeby z niego korzystać, nie musisz składać wniosku o certyfikat kwalifikowany i przechodzić skrupulatnej weryfikacji tożsamości. W zamian wystarczy uwierzytelnienie na przykład przez link wysłany na adres e-mail lub logowanie do bankowości internetowej przy każdym składaniu podpisu.
Zwykły e-podpis również warto jednak uzyskać od dostawców usług zaufania, którzy służą stronom umów jako pośrednicy. Firmy te gwarantują bezpieczne podpisywanie dokumentów w postaci elektronicznej. Dostawca nie tylko weryfikuje podpisujących, lecz także zapewnia integralność dokumentu i zabezpiecza go tak, by w razie sporu sądowego mógł zostać wykorzystany jako dowód zawarcia umowy.
Jak założyć zwykły podpis elektroniczny? Platformy online do e-podpisu
Ze zwykłego podpisu elektronicznego najwygodniej i najbezpieczniej korzystać przez specjalne platformy do e-podpisu. Konto w serwisie online prowadzonym przez dostawcę usług zaufania często możesz przy tym założyć bezpłatnie.
Przykładem takiej firmy jest Autenti, gdzie darmowe konto Free pozwala Ci podpisać i wysłać do podpisu do pięciu dokumentów miesięcznie. Żeby je założyć, wystarczy adres e-mail i urządzenie z dostępem do internetu, na którym nie trzeba instalować żadnego oprogramowania. Osoba, której wysyłasz dokument do podpisania, nie musi przy tym w ogóle zakładać konta na platformie, żeby to zrobić.
Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz zacząć korzystać z podpisu elektronicznego nawet w kilka minut po założeniu konta. Masz też pewność, że podpisywane dokumenty będą prawnie wiążące i odpowiednio zabezpieczone, bo Autenti wykorzystuje najnowsze technologie szyfrowania i standardy używane m.in. w instytucjach bankowych.
Jak złożyć wniosek o kwalifikowany podpis elektroniczny i szybko otrzymać certyfikat?
Wniosek o kwalifikowany podpis elektroniczny również bez problemu złożysz online, przez stronę wybranego dostawcy usług zaufania. Koszt certyfikatu kwalifikowanego to natomiast zwykle kilkaset złotych rocznie.
Żeby go uzyskać, musisz też przejść weryfikację tożsamości, podczas której konsultant porówna dane podane we wniosku z wybranym przez Ciebie dokumentem tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Dobrzy dostawcy, tacy jak Autenti stawiają jednak obecnie na zdalną weryfikację wideo w wybranym przez Ciebie terminie. Całość trwa maksymalnie 15 minut, a oprócz dokumentu potrzebujesz jedynie urządzenia z kamerą i mikrofonem oraz stabilnego dostępu do internetu.
Jak złożyć podpis kwalifikowany, a jak złożyć zwykły podpis elektroniczny na dokumencie?
Jeszcze do niedawna, do złożenia podpisu kwalifikowanego trzeba było mieć specjalny czytnik wpinany do laptopa, do którego wkładało się kartę kryptograficzną od dostawcy. Obecnie jednak coraz powszechniejsze są podpisy mobilne, wymagające najczęściej jedynie zainstalowania i uruchomienia odpowiedniego oprogramowania.
Programy tego typu są zwykle łatwe w obsłudze. Najpierw wybierasz w nich pliki z komputera, które chcesz podpisać, a potem zaznaczasz odpowiedni certyfikat na liście wykrytej przez oprogramowanie. Następnie składasz podpis, podając kod PIN certyfikatu.
W przypadku produktów od Autenti, poza platformą z użyciem osobnego oprogramowania możesz korzystać z wybranych podpisów kwalifikowanych. Wszystkie e-podpisy, w tym zwykłe możesz jednak składać przez internet na platformie Autenti. Jak złożyć podpis elektroniczny w ten sposób?
Jeśli jesteś tylko adresatem dokumentu do podpisu, dostaniesz e-mail od Autenti. Gdy go otworzysz i przeczytasz, wystarczy kliknąć przycisk „Dokument”, co przekieruje Cię do strony, na której przejrzysz i podpiszesz umowę.
Przy uwierzytelnieniu tylko przez e-mail zaznaczasz, że zapoznałeś się z treścią dokumentu, klikasz „Podpisz” i gotowe. Jeśli nadawca wymaga autoryzacji dwustopniowej, wpisujesz dodatkowo kod wysłany SMS-em. Gdy konieczny jest certyfikat kwalifikowany, podajesz natomiast kod PIN certyfikatu.
Nadawanie dokumentów do podpisu przez platformę Autenti również jest proste i intuicyjne. Po zalogowaniu się na konto klikasz przycisk „Utwórz nowy dokument”. Następnie w panelu dodajesz pliki, łącząc je w jeden dokument w wybranej kolejności (np. umowa, a potem załączniki) oraz dodajesz adresatów, czyli wszystkie osoby, które mają złożyć podpis.
Określasz też wymagany typ podpisu elektronicznego – kwalifikowany lub zwykły – a w tym drugim przypadku także rodzaj uwierzytelnienia (jedno- lub dwustopniowe).
