Od roku 2018 na terenie UE funkcjonuje Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych powszechnie określane jako RODO. Temat RODO jest bardzo obszerny i mimo, że rozporządzenie funkcjonuje już od 3 lat to nadal wokół niego jest wiele niejasności i pojawiają się różne pytania instytucji publicznych czy przedsiębiorców jak faktycznie powinno się postępować z dokumentami.
Wśród tych istotnych kwestii pojawia się również pytanie o to jak w dobie RODO powinno się dokumenty przechowywać. Czy tylko informowanie o przetwarzaniu danych osobowych jest istotne czy może jednak to w jakiej formie chronimy zgromadzone dane będzie również bardzo istotne? Zobaczcie jak należy przechowywać dokumenty w ramach wymogów rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
Jakie wymagania stawia RODO?
Rozporządzenie RODO nałożyło określone obowiązki, które związane są z przetwarzaniem danych osobowych. Podlegają mu wszystkie podmioty, które świadczą produkty bądź usługi na rzecz osób fizycznych. Przetwarzanie danych osobowych musi być poprzedzone zgodą właściciela danych.
Naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych to ich przypadkowe albo niezgodne z prawem zniszczenie, nieuprawione ujawnienie, modyfikacja, nieuprawniony dostęp do danych czy utracenie. Jeśli to takiego naruszenia dojdzie należy o tym niezwłocznie poinformować GIODO (Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych).
Jak przechowujemy dokumenty w ramach RODO?
Przechowywanie dokumentów to mówiąc inaczej ich przetwarzanie, dlatego trzeba będzie odnosić zasady RODO także do dokumentacji gromadzonej. Trzeba zadbać w tym względzie o tak istotną kwestię jak zapobieganie nieupoważnionemu dostępowi. Najczęściej wykorzystywane metody to oczywiście przygotowanie zaopatrzenia w postaci szaf, regałów, szafek, w których dokumenty będą przechowywane.
Oczywiście zadbać o to, by szafy były zamykane na klucz albo zabezpieczone kodem. Można równie zdecydować się na zabezpieczenie dokumentów przez zastosowanie specjalnych procedur, które będą decydowały o tym w jaki sposób dokonuje się dostępu do dokumentów. Takie rozwiązania świetnie się sprawdzają i pozwalają w lepszy sposób zapanować nad dokumentami w firmie gromadzonymi.
Takie zasady powinny być przygotowane także na co dzień, ponieważ w ten sposób dużo łatwiej będzie zapanować nad funkcjonowaniem firmy a należy zdawać sobie sprawę z tego, że są obecnie takie kwestie, które powinniśmy w tym względzie brać pod uwagę. Z wieloma różnymi dokumentami pracuje się na co dzień więc kwestia ochrony danych osobowych może mieć duże znaczenie i nie powinno się jej lekceważyć.
Sejf na dokumenty
Ewentualnym rozwiązaniem dla tych, którzy chcą dobrze zabezpieczyć firmowe dokumenty mogą być także montowane specjalnie sejfy. To również ciekawy kierunek, który ewentualnie warto mieć na uwadze. Dobrze będzie zdecydować się na sejf, który będzie ognioodporny.
W grę wchodzi bowiem kwestia ochrony dokumentów i często różnego rodzaju nośników danych. Ochrona ich przed pożarem faktycznie ma duże znaczenie powinna być brana pod uwagę.
Jeśli chodzi o dostępne sejfy to obecnie mamy sporo takich propozycji, które chronią przed kradzieżą a jednocześnie będą również taką opcją, która będzie chroniła przeciwpożarowo. Oznaczone to jest normą, w ramach której określony jest czas, przez który pod działaniem wysokiej temperatury dokumenty będą odpowiednio zabezpieczone. Warto na to zwrócić uwagę i połączyć w wybieranym sejfie jednocześnie ochronę przeciwko kradzieżom jak i ochronę przeciwpożarową również.
Artykuł powstał przy współpracy ze sklepem z sejfami www.sejfexpert.pl oferującym szeroki wybór sejfów, kas oraz szaf pancernych.
