Pozostał niecały miesiąc do uruchomienia KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. To największa zmiana w obiegu dokumentów handlowych od lat. Papierowe faktury i pliki PDF przejdą do historii, a ich miejsce zajmą ustrukturyzowane dokumenty elektroniczne w formacie XML.
KSeF. Od kiedy? Rejestracja, zagraniczne faktury. Co się zmieni?
Nowy system całkowicie zmieni sposób, w jaki przedsiębiorcy wymieniają między sobą faktury. Zamiast wysyłać je mailem lub pocztą, będą je przekazywać przez centralną platformę rządową. Fiskus zyska tym samym pełny wgląd w transakcje gospodarcze wszystkich podatników VAT.
Obsługa nowego systemu nie wymaga specjalistycznej wiedzy technicznej. Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt, wyjaśnia, że z perspektywy użytkownika proces fakturowania będzie przypominał dotychczasowy. Zasadnicza różnica polega na tym, że dokument trafia bezpośrednio do centralnego systemu zamiast na skrzynkę mailową odbiorcy.
Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych mogą korzystać z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów. Resort udostępnił Aplikację Podatnika KSeF 2.0, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-Mikrofirmę. Alternatywą są komercyjne programy do fakturowania, które oferują dodatkowe funkcje automatyzacji.
Co zrobić podczas awarii systemu?
Większe przedsiębiorstwa wystawiające znaczną liczbę dokumentów potrzebują profesjonalnego oprogramowania. Systemy finansowo-księgowe lub platformy ERP pozwalają zautomatyzować cały obieg faktur w organizacji.
Istotną nowością jest moment doręczenia faktury. Według nowych przepisów nabywca otrzymuje dokument w chwili, gdy sprzedawca wyśle go do KSeF i system nada mu unikalny numer. Znika obowiązek przesyłania faktur mailem między kontrahentami. Wyjątek stanowią konsumenci oraz partnerzy zagraniczni, którym dokumenty nadal można przekazywać w uzgodnionej formie — jako wydruk lub plik PDF.
Przedsiębiorcy często wyrażają obawy dotyczące problemów technicznych. Twórcy KSeF przewidzieli jednak procedury awaryjne na takie okoliczności. Brak dostępu do internetu nie uniemożliwia prowadzenia działalności. W trybie offline można wystawić fakturę, przekazać ją klientowi, a następnego dnia przesłać dokument do systemu. Odrębne zasady obowiązują podczas awarii samej platformy KSeF. Ministerstwo Finansów opracowało specjalne tryby działania na wypadek niedostępności centralnego systemu.
Archiwizacja dokumentów i zwrot VAT
Krajowy System e-Faktur przejmuje obowiązek przechowywania dokumentacji. Wszystkie faktury sprzedażowe i kosztowe pozostaną w systemie przez dekadę. Przedsiębiorcy mogą pobrać dowolny dokument w każdej chwili, nawet jeśli kontrahent zakończył działalność lub utracił własne archiwa. Dodatkową korzyścią jest skrócenie podstawowego terminu zwrotu podatku VAT. Okres oczekiwania zmniejszy się z 60 do 40 dni.
System wprowadza jednak pewne ograniczenia. KSeF nie pozwala usuwać ani modyfikować wystawionych dokumentów. Każdy błąd wymaga wystawienia faktury korygującej. Piotr Juszczyk podkreśla, że oznacza to definitywny koniec praktyki anulowania i antydatowania faktur, znanej z papierowego obiegu dokumentów.
Dostęp do systemu i uprawnienia
Korzystanie z KSeF wymaga uwierzytelnienia. Niezależnie od wybranej aplikacji — ministerialnej czy komercyjnej — proces logowania wygląda identycznie. Krzysztof Rogowski, dyrektor Departamentu Analiz Krajowej Administracji Skarbowej, wyjaśnia dostępne metody. Podatnicy mogą wykorzystać profil zaufany, podpis kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowaną w przypadku spółek. Oprogramowanie komercyjne umożliwia również autoryzację tokenem.
System pozwala delegować uprawnienia pracownikom lub biurom rachunkowym. W module certyfikatów i uprawnień można precyzyjnie określić zakres dostępu — do wystawiania faktur, ich przeglądania lub odbioru. Współpraca z księgowością zewnętrzną wymaga jedynie nadania odpowiednich uprawnień w KSeF.
Harmonogram wdrożenia KSeF
Choć pełne uruchomienie systemu następuje stopniowo, wszyscy podatnicy VAT muszą odbierać faktury z KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Dotyczy to również najmniejszych firm. Etapowe wprowadzanie obejmuje wyłącznie obowiązek wystawiania dokumentów. Od 1 lutego faktury w KSeF muszą generować najwięksi podatnicy — przedsiębiorstwa o rocznej sprzedaży brutto przekraczającej 200 milionów złotych. W tej grupie znajdują się dostawcy energii elektrycznej, gazu oraz operatorzy telekomunikacyjni.
Od 1 kwietnia obowiązek rozszerza się na pozostałych czynnych podatników VAT. Podmioty o najniższych obrotach — nieprzekraczających 10 tysięcy złotych miesięcznej sprzedaży udokumentowanej fakturami — mają czas do 1 stycznia 2027 roku. Przepisy przewidują jeszcze jeden wyjątek. Do końca 2026 roku przedsiębiorcy zachowują możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas fiskalnych.
Konsekwencje dla przedsiębiorców i fiskusa
Piotr Juszczyk ocenia, że dla jednoosobowych firm KSeF oznacza zmniejszenie ilości papierowej dokumentacji i korespondencji mailowej. Automatyzacja procesów może przynieść oszczędność czasu. Jednocześnie przedsiębiorcy tracą część dotychczasowej swobody w zarządzaniu fakturami.
Administracja skarbowa zyska natomiast bezprecedensowy dostęp do danych transakcyjnych. Faktury trafiają do systemu w czasie rzeczywistym, co umożliwia bieżący monitoring. Organy podatkowe będą mogły łatwiej weryfikować rozliczenia VAT oraz koszty uzyskania przychodów w podatkach dochodowych PIT i CIT. Ekspert InFakt podkreśla, że KSeF to fundamentalna zmiana sposobu funkcjonowania faktury w obrocie gospodarczym, a nie jedynie kosmetyczna modyfikacja przepisów.
Źródło: Business Insider
