Nikt nie lubi niespodzianek od ZUS, zwłaszcza tych finansowych. Gdy instytucja przypomina o terminie, warto słuchać uważnie – szczególnie teraz, kiedy do kluczowej daty pozostało naprawdę niewiele czasu. Eksperci od ubezpieczeń społecznych biją na alarm: część osób może niebawem stanąć przed poważnym problemem. Chodzi o obowiązek, który dla wielu brzmi abstrakcyjnie, ale ma bardzo konkretne przełożenie na budżety.
Mija termin złożenia ważnego dokumentu do ZUS. Kto nie zdąży, musi liczyć się z kosztami
Sytuacja dotyczy tysięcy podmiotów w całym kraju. Większość z nich pewnie nawet nie wie, że zbliża się moment, który zadecyduje o ich wydatkach przez najbliższe miesiące. Problem w tym, że brak reakcji nie oznacza braku konsekwencji – wręcz przeciwnie. ZUS nie będzie czekał, a skutki zaniedbania odczują wszyscy zapominalscy.
Co ciekawe, nie każdy musi się tym martwić. Instytucja precyzyjnie określiła, kogo dotyczy nadchodzący obowiązek. Jednak ci, których problem rzeczywiście obejmuje, powinni działać natychmiast. W grę wchodzą bowiem pieniądze, i to niemałe.
ZUS IWA – do kiedy trzeba złożyć dokument?
Końcówka stycznia to ostatni dzwonek na złożenie dokumentu ZUS IWA za ubiegły rok. Termin faktycznie przypada na ostatni dzień miesiąca, ale ponieważ jest to sobota, deadline przesunął się na 2 lutego. Wydawałoby się – kolejny papier do urzędu. Tymczasem ten konkretny formularz ma moc sprawczą, która odczuwalna będzie przez długie miesiące.
Dokument ten stanowi podstawę do wyliczenia indywidualnej stopy składki na ubezpieczenie wypadkowe. Ustalona na jego podstawie wysokość będzie obowiązywała od kwietnia 2026 roku aż do marca 2027. Oznacza to, że jedno zaniedbanie przełoży się na 12 miesięcy płacenia potencjalnie wyższych składek.
ZUS nie poprzestaje na samym przyjęciu dokumentu. Analiza zawartych w nim danych pozwala instytucji dokładnie ocenić profil działalności firmy, liczbę zatrudnionych oraz ewentualne incydenty związane z bezpieczeństwem pracy. Brak formularza nie równa się braku decyzji – zakład po prostu zastosuje własne wyliczenia, które rzadko kiedy są korzystne dla przedsiębiorcy.
Procedura obejmuje różne scenariusze. Firmy, które regularnie składały ZUS IWA przez ostatnie 3 lata, otrzymają automatycznie wyliczoną stopę procentową. Informacja o nowej wysokości składki pojawi się na ich koncie w systemie PUE/eZUS najpóźniej do 20 kwietnia. Gorzej mają podmioty, które dokumentu nie przekazywały systematycznie – te muszą samodzielnie ustalić wysokość opłaty, bazując na kodzie działalności i poziomie ryzyka branżowego.
Formularz ZUS IWA – kto składa, a kogo nie dotyczy ten obowiązek?
Nie każda firma musi się spieszyć z wypełnianiem ZUS IWA. Instytucja wyraźnie określiła kryteria, które muszą być spełnione łącznie. Obowiązek dotyczy płatników, którzy przez cały 2025 rok oraz przynajmniej jeden dzień stycznia 2026 figurowali w systemie jako zgłoszeni do ubezpieczenia wypadkowego. Dodatkowo w minionym roku musieli zgłaszać do tego ubezpieczenia średnio minimum 10 osób miesięcznie. Trzeci warunek to obecność w rejestrze REGON na koniec grudnia ubiegłego roku.
W samym formularzu należy podać szereg informacji. Kluczowy jest przeważający kod PKD, który określa podstawowy profil działalności. Wymagana jest także liczba osób objętych ubezpieczeniem oraz dane dotyczące pracowników wykonujących obowiązki w warunkach szczególnego zagrożenia. Nie można pominąć informacji o wypadkach przy pracy – zarówno tych zwykłych, jak i ciężkich oraz śmiertelnych, które wydarzyły się w ciągu całego 2025 roku.
Forma przekazania dokumentu zależy od tego, w jaki sposób firma komunikuje się z ZUS w kwestii innych spraw ubezpieczeniowych. Można wysłać formularz drogą elektroniczną albo tradycyjnie – pocztą. W tym drugim przypadku koperta powinna być wyraźnie oznaczona dopiskiem „ZUS IWA”, co przyspieszy jej właściwe zakwalifikowanie.
Od kwietnia 2026 roku zmieniają się także same stopy procentowe składki wypadkowej. Zaktualizowane wartości zostaną opublikowane w marcu, dlatego przedsiębiorcy, którzy zaniedbają złożenie ZUS IWA, mogą ponieść podwójną stratę – zarówno przez zastosowanie niekorzystnych wskaźników, jak i przez brak możliwości skorzystania z ewentualnych obniżek wynikających z rzeczywistego profilu ich działalności.
